Министерство труда Российской Федерации разработало законопроект о ведении сведений о трудовой деятельности россиян в электронном виде.
Так, отныне работодатель будет обязан передавать сведения о трудовой деятельности своих работников в Пенсионный фонд РФ в электронном виде. В ведомстве отметили, что речь идет именно о тех сведениях, что содержатся в материальной трудовой книжке. Кроме, правда, трудовых наград и сведений об образовании — эта информация Пенсионному фонду оказалась не нужна.
В силу законопроект вступит не раньше 1 января 2020 года.
Грядущая реформа
Разговоры о необходимости перехода к цифровому документообороту ведутся уже достаточно давно, но в 2019 году активные шаги по внедрению трудовых книжек электронного формата предпринимать не будут. Новый законопроект должен вступить в силу с 1 января 2020 года. С этой даты и стоит ожидать начала активной фазы его реализации во всех регионах РФ.
Уже с начала 2020 года всех работодателей обяжут предавать в Пенсионный Фонд данные о сотрудниках, их продвижении по карьерной лестнице и других аспектах трудовой деятельности, ранее заносимых в бумажный документ.
Важно! Реформа предполагает 7 лет переходного периода (2020 – 2027 годы), во время которого будут действовать и бумажные и цифровые документы.
Столь длительным процесс перехода на электронный формат документооборота в кадровой сфере предусмотрен с целью обеспечения максимальной защиты данных граждан РФ. Поэтому, пока протяжении 7 лет новая система будет проходить апробацию, данные будут заносить как в базу данных ПФ, так и в классические бумажные трудовые книжки.
Зачем нужны электронные трудовые книжки?
Кочевать между местами работы с трудовыми книжками, каждый раз выпрашивать их в отделе кадров или в бухгалтерии, чтобы сделать ксерокопию для оформления каких-то бумаг, не дай бог восстанавливать после утери и т.п. – удовольствие довольно сомнительное.
Да, и с точки зрения самих предприятий, обеспечивать согласно закону защищенное место хранения трудовых книжек (сейчас, пожалуй, с особым пониманием читают эти строки владельцы предприятий с тысячами сотрудников в штате…), оплачивать труд кадровиков и бухгалтеров, которые должны вести учет всего этого и делать соответствующие записи – все это не просто архаизм.
Это уже какие-то археологические раскопки на фоне опутавшей весь мир интернет-паутины, передовых технологий информатизации и консолидации полезного ПО.
Преимущества цифрового документа
По мнению группы, инициировавшей продвижение законопроекта, переход на электронные трудовые книжки уже в 2020 году должен:
- ускорить документооборот;
- упростить и ускорить работу кадровых инспекторов;
- обеспечить возможность редактирования записей в случае обнаружения ошибок;
- сократить расходы предприятий на приобретение и хранение бумажных аналогов;
- обеспечить каждому гражданину доступ к данным через соответствующий сервис.
Возможные риски
Противники перехода на цифровой документооборот аргументируют свою позицию слишком высокими рисками. Так, если электронные трудовые книжки повсеместно начнут вводить уже с 1 января 2020 года, хранение данных будет осуществляться централизовано на серверах Пенсионного Фонда.
Основное беспокойство граждан и экспертов связано именно с обеспечением безопасности личных данных граждан. Сегодня, потеряв основной трудовой документ, его данные можно восстановить, запросив их из архивов предприятий, на которых работал человек. Если же все будет сосредоточено на сервере, в случае сбоя восстановить утраченную информацию будет невозможно, а ведь это не просто формальные записи – это годы жизни человека, его стаж, который непосредственно отражается и на дате выхода на заслуженный отдых, и на размере пенсионных выплат.
Экономическая целесообразность многим экспертам также кажется сомнительной, ведь обеспечение безопасного цифрового документооборота обойдется компаниям не дешево. За приобретение, наладку и обновление программного обеспечения, а также и обучение сотрудников, придется платить. И уже сегодня можно с уверенностью сказать, что в итоге суммы расходов будут гораздо выше, чем стоимость бумажных трудовых книжек и сейфов для их хранения.
Также стоит заметить, что для работы каждому кадровому отделу потребуется выделенная интернет-линия с надежной защитой и хорошей скоростью передачи данных, что в некоторых отдаленных регионах РФ может также стать серьезной преградой на пути к реализации реформы.
Что ожидать в 2020 году
Откладывать старт реформы не планируют и в 2020 году таки появятся первые электронные трудовые книжки. В Минтруда считают, что за первый год в цифровой формат перейдут не более 20-30% работодателей. В первую очередь это будут крупные IT компании, а также представители банковского сектора и предприятия, расположенные в мегаполисах.
Основным новшеством для обычных россиян станет возможность отслеживать любые изменения, внесенные в записи «электронной трудовой книжки» через специальный сервис, доступ к которому обещают организовать через портал госуслуг.
Также смотрите видео новость о введении электронных трудовых книжек:
